Op zakenreis. Een essentiële verplaatsing of niet?

Reizen naar rode zones zijn verboden, maar wat als je om professionele redenen toch een verplaatsing dient te maken naar een rode zone of land? Is een zakenreis een essentiële verplaatsing of niet? En hoe bewijs je dat? Wij gingen te rade bij de luchthavenpolitie van Brussels Airport en belden hierover uitgebreid met het callcenter van info-coronavirus.be en het ministerie van Buitenlandse Zaken. De informatie hierover is verwarrend en het antwoord is allerminst eenduidig, maar we proberen toch om enige klaarheid te brengen in deze moeilijke kwestie.

DE UITZONDERINGEN OP DE REGEL

Binnen Europa

Er zijn door Europa een aantal uitzonderingen voorzien. Werknemers die tot een van de onderstaande categorieën behoren mogen reizen naar rode zones binnen Europa, de Schengenzone en het Verenigd Koninkrijk. Ze dienen uiteraard wel te voldoen aan de opgelegde maatregelen van de bestemming (dat kan bv een test of quarantaine zijn). Wie uit een rode zone terugkeert naar België dient hier verplicht een test en 14 dagen quarantaine te ondergaan. Ook het Passenger Locator Form moet ingevuld worden.

Dit zijn de toegelaten uitzonderingen:

• Gezondheidswerkers, onderzoekers op het gebied van gezondheid en beroepskrachten uit de ouderenzorg bij het uitoefenen van hun functie;

• Grensarbeiders;

• Seizoenarbeiders in de landbouw;

• Vervoerspersoneel belast met goederenvervoer en ander vervoerspersoneel, voor zover nodig bij het uitoefenen van hun functie;

• Diplomaten, personeel van internationale organisaties en door internationale organisaties uitgenodigde personen van wie fysieke aanwezigheid vereist is voor de goede werking van deze organisaties, militair personeel en humanitaire hulpverleners en civiele beschermingspersoneel bij het uitoefenen van hun functie;

• Passagiers in transit;

• Passagiers die om dwingende gezinsredenen reizen;

• Zeelui bij het uitoefenen van hun functie;

• Personen die internationale bescherming behoeven of om andere humanitaire redenen reizen, met inachtneming van het beginsel van ‘non-refoulement’;

• Onderdanen van derde landen die voor studie reizen;

• Hooggekwalificeerde en laaggeschoolde werknemers uit derde landen, bij het uitoefenen van hun functie, als hun werk economisch noodzakelijk is, niet kan worden uitgesteld of in het buitenland kan worden verricht;

• Verplaatsingen naar het buitenland in het kader van professionele activiteiten, met inbegrip van woon-werk verplaatsingen;

• Verplaatsingen van Belgische onderdanen of buitenlanders naar hun hoofdresidentie in het buitenland;

• Verplaatsingen in het kader van de uitvoering van notariële akten (indien nodig en indien dit niet digitaal kan gebeuren).

Info-coronavirus.be stelde dat de verplichte quarantaine en test bij terugkeer in België niet nodig zijn voor de uitzonderingen. In het telefoongesprek met Buitenlandse Zaken werd dit tegengesproken en werd bevestigd dat quarantaine en test in België verplicht is voor iedereen die uit een rode zone terug keert. Uitzondering of niet. Wij volgen de strengste raadgeving en gaan ervan uit dat het dus wel verplicht is. Het is vooral de groen gemarkeerde zin die heel ruim interpreteerbaar is. De ambtenaar van Buitenlandse Zaken was zelf verrast dat het zo geformuleerd stond op info-coronavirus.be en gaf toe dat dit voor heel wat verwarring kan zorgen. Hij vertelde dat ze bij Buitenlandse Zaken veel strengere normen hanteren en dat je deze zin dus niet zomaar als een vrijgeleide mag interpreteren. 

Buiten Europa

Ook voor reizen naar bestemmingen buiten Europa, de Schengenzone en het Verenigd Koninkrijk (momenteel allemaal rode zone) bestaat er een lijst met uitzonderingen, al is deze iets kleiner. 

• Gezondheidswerkers, onderzoekers op het gebied van gezondheid en beroepskrachten uit de ouderenzorg bij het uitoefenen van hun functie;

• Grensarbeiders;

• Seizoenarbeiders in de landbouw;

• Vervoerspersoneel belast met goederenvervoer en ander vervoerspersoneel, voor zover nodig bij het uitoefenen van hun functie;

• Diplomaten, personeel van internationale organisaties en door internationale organisaties uitgenodigde personen van wie fysieke aanwezigheid vereist is voor de goede werking van deze organisaties, militair personeel en humanitaire hulpverleners en civiele beschermingspersoneel bij het uitoefenen van hun functie;

• Passagiers in transit;

• Passagiers die om dwingende gezinsredenen reizen;

• Zeelui bij het uitoefenen van hun functie;

• Personen die internationale bescherming behoeven of om andere humanitaire redenen reizen, met inachtneming van het beginsel van ‘non-refoulement’;

• Onderdanen van derde landen die voor studie reizen;

• Hoogopgeleide en laaggeschoolde werknemers uit derde landen, bij het uitoefenen van hun functie, als hun werk economisch noodzakelijk is, niet kan worden uitgesteld of in het buitenland kan worden verricht.

HOE BEWIJS JE DAT JE EEN ESSENTIËLE REIS MAAKT?

Het is steeds noodzakelijk om de verplaatsingen voor het verrichten van essentieel werk te kunnen staven met een aannemelijk bewijs, zoals bijvoorbeeld een arbeidscontract, juridisch bindende documenten …. Je moet in ieder geval kunnen aantonen dat het werk:

• economisch noodzakelijk is
• niet kan worden uitgesteld
• niet door iemand anders ter plekke kan worden verricht

Het ministerie van Buitenlandse Zaken adviseerde ons om voldoende bewijsmateriaal te voorzien. Zo heeft elke zakenreiziger naar een rode zone best een attest op zak van zowel de werkgever in België als de bedrijfsunit of zakenpartner in het buitenland waarop de noodzaak wordt aangetoond.

HOE VERMIJD JE PROBLEMEN OP DE LUCHTHAVEN?

Wil je vliegen en wil je het zeker zijn van je zaak? Dan dien je best op voorhand een dossier in bij de luchtvaartpolitie op Brussel Zaventem. Je kan je vraag met bewijsstukken mailen naar Brunat.immi@police.belgium.eu Indien zij bevestigen dat je de essentiële verplaatsing kan maken, dan kan je dat bij twijfel voorleggen.

De luchtvaartpolitie van Brussels Airport drukte ons op het hart dat een goedkeuring van hun kant enkel toestemming geeft om België te verlaten. Hun beslissing heeft geen invloed op de eventuele restricties die andere landen opleggen aan reizigers uit België. Zij gaven aan dat hun reactietijd momenteel tussen de 24u en max. enkele dagen ligt.

ENKELE CONCRETE VOORBEELDEN

Hierbij twee cases die we hebben voorgelegd aan info-coronavirus.be, het ministerie van Buitenlandse Zaken en de luchtvaartpolitie.

Vergadering in het buitenland

Je bent CEO van een in België gevestigde onderneming en je wil een belangrijke meeting beleggen met een klant in het buitenland. Kan dit?

• Indien de bestemming groen of oranje is, is dit mogelijk, mits naleving van alle aanbevelingen en evt maatregelen.

• Indien de bestemming rood is, is de kans heel klein dat je een uitzondering kan bekomen. Vergaderingen worden als niet-essentieel beschouwd en kunnen bv ook online plaatsvinden.

Herstel van machines in het buitenland

Een technieker van een in België gevestigde onderneming moet een dringende herstelling gaan uitvoeren bij een klant in het buitenland. Kan dit?

• Indien de bestemming groen of oranje is, is dit mogelijk, mits naleving van alle aanbevelingen en evt maatregelen.

• Indien de besemming rood is kan hiervoor een uitzondering aangevraagd worden, ook als de bestemming buiten Europa is. De economische noodzaak, de hoogdringendheid en de onmisbaarheid van de Belgische technieker dienen zowel door het bedrijf in België als de buitenlandse partner bevestigd te worden.

DISCLAIMER

Tijdens onze bevraging hebben we gemerkt dat er nog heel wat onduidelijk heerst, ook bij de bevoegde instanties zelf. Af en toe spraken ze elkaar zelfs tegen. Aan de door ons hier verstrekte informatie kunnen geen rechten ontleend worden. Hiervoor verwijzen we graag door naar de bevoegde instanties zelf.

https://www.info-coronavirus.be/nl/ of 0800 14 689

https://diplomatie.belgium.be/nl of 02/501 40 00

https://www.politie.be/5998/nl/contact/diensten/luchtvaartpolitie-brussels-aiport of 02 709 66 66 (we werden verder doorverbonden naar de dienst immigratie)